Suomen Kansanmusiikkiliiton tietosuojaseloste

Tämä on Suomen Kansanmusiikkiliitto ry:n henkilötietolain (10 ja 24§) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 27.5.2018.

1. Rekisterinpitäjä
Suomen Kansanmusiikkiliitto ry, Hämeentie 34 D, 00530 Helsinki
www.kansanmusiikkiliitto.fi
(09) 8731320, toiminnanjohtaja@kansanmusiikkiliitto.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Päivi Ylönen-Viiri
toiminnanjohtaja@kansanmusiikkiliitto.fi, 0500 431913

3. Rekisterin nimi:
Jäsenrekisteri
Työntekijärekisterit

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on
– Rekisteröidyn itse ilmoittamat tiedot rekisteröitymisen yhteydessä
– Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde
– Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen
– Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen asiakas- tai työsuhteeseen
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisteriin tallennettavia tietoja ovat: nimi ja osoitetiedot. Osasta rekisterissä on myös sähköposti, puhelinnumero sekä syntymäaika.
Suomen Kansanmusiikkiliiton työntekijät päivittävät jäsenrekisteriä. Pyrkimys on pitää jäsenten ja lehden tilaajien nimi- ja osoitetiedot ajan tasalla. Jäsenyyden päättäneiden henkilöiden tiedot poistetaan kolmen vuoden sisällä.
Työntekijärekisterit ja laskutusasiakkaiden rekisteri
Suomen Kansanmusiikkiliiton palkanlaskun ja kirjanpidon hoitaa Tilitoimisto Leerma. Heidän kanssaan tehdään sopimus henkilötietojen käsittelystä. Materiaalit toimitetaan tilitoimiston ja Suomen Kansanmusiikkiliiton välillä henkilökohtaisesti tai sähköpostilla.
Fivaldi laskutusohjelma on salasanalla suojattu, jossa on toimintaloki.
Tilitoimisto Leermassa on toimivat suojatoimet.

6. Säännönmukainen tietolähde
Uusien henkilöiden tiedot saadaan pääsääntöisesti nettilomakkeen kautta tai puhelimitse.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Kerran vuodessa jäsenille ja lehden tilaajilla lähetetään lasku. Laskut tulostetaan Suomen Kansanmusiikkiliitossa, ja ne lähetetään postin välityksellä. Karhulaskut tulostetaan loppuvuodesta niille jäsenille jotka eivät ole maksaneet. Maksutiedot haetaan konekielisesti pankkiohjelmasta jäsenrekisteriin. Toiminnanjohtaja Päivi Ylönen –Viiri tekee kaksi kertaa vuodessa maksulistoja jäsenille maksaneista jäsenistä samalla kun tulouttaa jäsenjärjestöille heidän jäsentulo-osuuksiaan. Ensimmäinen on syksyllä ja toinen vuoden vaihteen jälkeen.
Suomen Kansanmusiikkiliitto luovuttaa omille jäsenjärjestöilleen osoitetietoja kunkin jäsenyhdistyksen omista henkilöjäsenistä. Jäsenjärjestöjen kanssa tehdään sopimukset, missä määritellään keille heidän edustajilleen voidaan tietoja toimittaa.
Suomen Kansanmusiikkiliitto toimittaa kunkin Kansanmusiikki-lehden numeron postitusta varten osoitetiedoston Forssan kirjapainolle sähköisesti. Erillinen tiedosto Suomeen postitettavista ja ulkomaille postitettavista osoitteista.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja, palvelimen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa, ja vaatia mahdollisten virheellisten tietojen korjaamista tai puutteellisten tietojen täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.